Een verplichte audit overslaan kan voor een trustkantoor uitmonden in veel meer dan een administratieve tekortkoming. De Nederlandsche Bank heeft trustkantoor Erez Corporate Service B.V. een boete van 95.000 euro opgelegd, omdat over heel 2019 geen audit is uitgevoerd. De maatregel onderstreept dat toezichtseisen voor trustkantoren direct raken aan hun financiële positie, vergunning en reputatie bij klanten, banken en zakenpartners.
Boete voor ontbrekende audit
Volgens de bekendmaking heeft De Nederlandsche Bank, kortweg DNB, op 20 januari 2022 een boete opgelegd aan Erez Corporate Service B.V. De sanctie bedraagt 95.000 euro en houdt verband met het niet laten uitvoeren van een audit over de periode van januari tot en met december 2019.
Trustkantoren vervullen een bijzondere rol in de financiële keten. Zij kunnen onder meer betrokken zijn bij het beheren van vennootschappen, administratieve ondersteuning en dienstverlening aan internationale structuren. Juist doordat zij werken met juridische entiteiten, grensoverschrijdende geldstromen en complexe eigendomsverhoudingen, ligt de lat voor interne beheersing en controle hoog.
Een audit is daarbij geen vrijblijvende toets. Deze controle moet helpen vaststellen of processen, beleid en naleving van regels voldoende op orde zijn. Als zo’n audit uitblijft, ontbreekt een belangrijke onafhankelijke check op mogelijke tekortkomingen.
Waarom een audit financieel relevant is
De directe boete is voor een onderneming zichtbaar en concreet, maar het financiële risico stopt daar niet. Een gebrek aan controle kan erop wijzen dat risico’s niet tijdig worden gesignaleerd of vastgelegd. Denk aan zwakke procedures, gebrekkige dossieropbouw of onvoldoende zicht op klanten en transacties.
Dat kan vervolgens leiden tot extra kosten voor herstelwerk, externe onderzoeken, juridisch advies en versterking van de organisatie. Ook neemt de druk op bestuurders toe om aan toezichthouders, klanten en financiële instellingen uit te leggen welke maatregelen zijn genomen.
Reputatie kan zwaarder wegen dan de sanctie
Voor trustkantoren is vertrouwen een essentieel bedrijfsmiddel. Klanten kiezen een dienstverlener niet alleen op prijs of snelheid, maar ook op betrouwbaarheid, continuïteit en kennis van regelgeving. Een publieke handhavingsmaatregel kan daarom doorwerken in commerciële relaties.
Banken, accountants, zakelijke partners en potentiële klanten kunnen kritischer kijken naar een kantoor dat met toezichtproblemen in verband wordt gebracht. Dat hoeft niet automatisch te betekenen dat relaties worden beëindigd, maar het kan wel leiden tot aanvullende vragen, strengere voorwaarden en langere acceptatieprocedures.
Toezicht vraagt om aantoonbare beheersing
De zaak rond Erez maakt duidelijk dat naleving niet alleen draait om het hebben van beleid op papier. Organisaties moeten ook kunnen aantonen dat verplichte controles daadwerkelijk en tijdig plaatsvinden. Voor bestuurders betekent dit dat compliance, risicobeheer en interne controle niet volledig naar de achtergrond mogen verdwijnen wanneer de dagelijkse operatie veel aandacht vraagt.
In de praktijk ligt het voor de hand dat trustkantoren scherp bijhouden welke audits, beoordelingen en rapportages binnen een bepaalde periode nodig zijn. Daarnaast is het belangrijk dat verantwoordelijkheden helder zijn belegd en dat de uitkomsten van controles leiden tot concrete opvolging.
- Plan verplichte audits tijdig in en leg verantwoordelijkheden vast.
- Controleer of interne procedures ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
- Documenteer bevindingen en herstelmaatregelen zorgvuldig.
- Beschouw toezichtsnaleving als onderdeel van bedrijfscontinuïteit, niet als losse formaliteit.
Signaal voor de bredere zakelijke markt
De handhaving is ook relevant voor ondernemers die met trustkantoren samenwerken of gebruikmaken van internationale bedrijfsstructuren. Zij doen er goed aan te beoordelen hoe hun dienstverlener omgaat met governance, controles en toezicht. Problemen bij een trustkantoor kunnen immers vertraging, extra onderzoek en reputatieschade veroorzaken voor de ondernemingen die van die dienstverlening afhankelijk zijn.
Meer informatie over de rol van de toezichthouder staat bij De Nederlandsche Bank.
Voor ondernemers en beleggers is de kern nuchter: een boete van 95.000 euro is een direct financieel risico, maar het grotere gevaar zit vaak in het verlies van vertrouwen en de kosten van herstel. Degelijke controles zijn daarom niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een voorwaarde voor een geloofwaardige bedrijfsvoering.
